ITIL

ITIL
1. LIVROS DA ITIL V2

2. LIVROS DA ITIL V3
3. PORQUE ITIL É IMPORTANTE?
4. POSSÍVEIS RESULTADOS NA ADOÇÃO DO ITIL
5. POSSÍVEIS PROBLEMAS




ITIL (Information Technology Infrastructure Library) é o modelo de referência para gerenciamento de processos de TI mais aceito mundialmente. A metodologia foi criada pela secretaria de comércio (Office of Government Commerce, OGC) do governo Inglês, a partir de pesquisas realizadas por Consultores, Especialistas e Doutores, para desenvolver as melhores práticas para a gestão da área de TI nas empresas privadas e públicas.

Atualmente se tornou a norma BS-15000, sendo esta um anexo da ISO 9000/2000. O foco deste modelo é descrever os processos necessários para gerenciar a infra-estrutura de TI eficientemente e eficazmente de modo a garantir os níveis de serviço acordados com os clientes internos e externos.

A ITIL V2 é uma série de livros. Os livros oficiais do OGC estão disponíveis para compra em algumas livrarias. Para comprar estes livros, consultar o site http://www.itsmf.com.br/.
A utilização destas práticas na empresa é de domínio público, entretanto todo o material da ITIL possui direitos de cópia da coroa inglesa. Cada um dos livros da ITIL faz parte da framework completa da ITIL. A ITIL na verdade é uma biblioteca de muitos livros. Esta apostila é focada na entrega do serviço e nos livros de Suporte a Serviços e Entrega de Serviços. Nós descrevemos a ITIL conforme estes dois livros durante o texto.

A ITIL define os objetivos e atividades, as entradas e saídas de cada um dos processos encontrados em uma organização de TI. Entretanto, a ITIL não dá uma descrição específica de como estas atividades devem ser executadas, pois em cada organização estas são diferentes, ou seja, não existe receita pronta. A ênfase está em sugestões que foram provadas na prática, mas que dependendo das circunstâncias podem ser implementada de várias formas. A ITIL não oferece um método de implementação, ao invés disto oferece uma framework para planejar os processos mais comuns, papéis e atividades, indicando as ligações entre elas e que linhas de comunicação são necessárias.

A ITIL é baseada na necessidade de fornecer serviços de alta qualidade, com ênfase no serviço e no relacionamento com o cliente. A organização tem que cumprir exigências do cliente, o que significa um bom relacionamento com ele, com os parceiros e com os fornecedores. Parte da filosofia da ITIL é baseada nos sistemas de qualidade, tais como a série ISO9000.

A ITIL suporta tais sistemas de qualidade com uma descrição clara dos processos e das melhores práticas em Gerenciamento de Serviços de TI. Isto pode significativamente reduzir o tempo necessário para obter a certificação ISO. Originalmente, a ITIL V1 era consistida por um grande conjunto de livros. Cada um deles descrevia uma área específica de manutenção e operação da infra-estrutura de TI. Os dez livros que descreviam o Suporte de Serviços e Entrega de Serviços eram 14.

O núcleo dos livros da ITIL V2 foi revisado e publicado apenas como dois livros:
Suporte a Serviços e Entrega de Serviços. Isto eliminou sobreposições e inconsistências da série anterior. O quebra-cabeça da ITIL V2 mostra os principais elementos localizados nos seus livros. Cada um destes elementos se relaciona entre si, e se sobrepõem em alguns tópicos.

1. LIVROS DA ITIL V2

Os sete livros principais da ITIL V2 são:

⇒ Perspectiva de Negócio
⇒ Entrega de Serviço
⇒ Suporte a Serviço
⇒ Gerenciamento da Segurança
⇒ Gerenciamento da Infra-estrutura
⇒ Gerenciamento de Aplicações
⇒ Planejamento da Implementação do Gerenciamento de Serviços

Estes sete módulos constituem o corpo da ITIL V2. A descrição desses módulos está listada abaixo:

Suporte a Serviços: descreve os processos associados ao suporte do dia a dia e atividades de manutenção associadas com a provisão de serviços de TI.

Entrega de Serviços: cobre os processos necessários para o planejamento e entrega de serviços de TI com qualidade, e se preocupa ao longo do tempo com o aperfeiçoamento desta qualidade.

ICT Gerenciamento da Infra-estrutura: cobre todos os aspectos do Gerenciamento da Infra-estrutura como a identificação dos requisitos do negócio, testes, instalação, entrega e otimização das operações normais dos componentes que fazem parte dos serviços de TI.

Planejamento para Implementação do Gerenciamento de Serviços: examina questões e tarefas envolvidas no planejamento, implementação e aperfeiçoamento dos processos do Gerenciamento de Serviços dentro de uma organização. Também foca questões relacionadas à cultura e mudança organizacional.

Gerenciamento de Aplicações: descreve como gerenciar as aplicações a partir das necessidades iniciais dos negócios, passando por todos os estágios do ciclo de vida de uma aplicação, incluindo sua saída do ambiente de produção (quando o sistema é aposentado).
Este processo dá ênfase a assegurar que os projetos de TI e as estratégias estejam corretamente alinhados com o ciclo de vida da aplicação, assegurando que o negócio consiga obter o retorno do valor investido.

Perspectiva de Negócio: fornece um conselho e guia para ajudar o pessoal de TI a entender como eles podem contribuir para os objetivos do negócio e como suas funções e serviços podem estar mais bem alinhados e aproveitados para maximizar sua contribuição para a organização.

Gerenciamento da Segurança: detalha o processo de planejamento e gerenciamento em um nível mais detalhado da segurança da informação e serviços de TI, incluindo todos os aspectos associados com a reação da segurança dos incidentes. Também inclui uma avaliação e gerenciamento dos riscos e vulnerabilidade, e implementação de custos justificáveis para a implementação de contra-recursos (estratégia de segurança).


2. LIVROS DA ITIL V3

A framework da ITIL V2 é um conjunto de livros com alguns problemas de consistência – não há uma conexão bem elaborada entre os processos pelo fato de os livros terem sido escritos em momentos diferentes. A ITIL foca basicamente a eficiência e eficácia dos serviços em produção. O grande público de TI lia apenas os dois livros principais: Suporte ao Serviço e Entrega do Serviço. Mas somente pensar nisto não bastava.
Pois o não planejamento, a não antecipação das demandas, provocava uma TI muito reativa.
Foram vários os motivadores para que os livros fossem reescritos e uma nova versão da ITIL fosse lançada. Então, em meados de 2007 foi lançado a ITIL V3. A estrutura passou de sete para cinco livros principais. Agora os livros da nova versão fazem parte do ciclo de vida do serviço. Esta é a grande mudança estrutural na ITIL V3.

A abordagem do ciclo de vida do serviço é algo novo para a TI, mas não é algo novo em outras áreas do negócio. Temos que entender que um serviço nasce, se desenvolve, vai para a operação e um dia ele morre ou é aposentado, e é necessário gerenciar o serviço não só durante a sua fase adulta, mas sim desde a sua fase embrionária para que gere valor para o negócio.

O ciclo de vida do serviço tem um eixo central, que é a estratégia do serviço – é também a fase inicial deste ciclo. Esta estratégia vai guiar todas as outras fases: Desenho de Serviço, seguida da Transição de Serviço e Operação de Serviço. E envolvendo todas as fases do ciclo de vida vem a Melhoria de Serviço Continuada. Processos e funções agora estão distribuídos ao longo do ciclo de vida.

A fase de Estratégia de Serviço é a grande sacada na ITIL V3. É aqui que a TI vai se integrar com o negócio. Nós já estamos acostumados a ver a TI como sendo apenas um departamento de tecnologia que é comunicado sobre as decisões da empresa. E quando o comunicado chega a TI tem que se virar para atender às demandas e aí começam os conflitos: falta de recursos e falta de tempo. Nesta fase de estratégia a TI tem que buscar entender quais são as demandas dos seus clientes, identificar oportunidades e riscos, decidir por terceirizar ou não determinados serviços e pensar no retorno para o negócio.

Nesta fase a TI vai gerenciar o seu portfolio de serviço, e este portfolio vai conter o pipeline, o funil de serviços que é um termo que o pessoal de vendas conhece muito bem.

Todos nós sabemos que a TI sempre tem mais demanda que a sua capacidade, só que ela vai ter que priorizar o que vai desenvolver. Nem toda demanda vira serviço, por isto ela precisa fazer a gestão do seu portfolio. Com a Estratégia de Serviço da ITIL V3 é possível agora ter a visão da razão de se ter um serviço no portfolio.

Na fase do Desenho de Serviço tudo que foi levantado na Estratégia de Serviço será usado para projetar um novo serviço: custos, mercado e como o serviço será utilizado. O serviço vai ser definido com base nesta estratégia, já pensando no valor que ele vai gerar para os clientes. Se todas as informações forem levantadas já durante a fase de estratégia, a TI conseguirá projetar o serviço conforme esperado. Nesta fase já se deve pensar em qual será o SLA (Acordo de Nível de Serviço), quais os riscos envolvidos e os fornecedores necessários, e qual a capacidade da infraestrutura para suportar o serviço.

A próxima fase é a Transição de Serviço. Então se na fase anterior empacotam-se todas as informações do desenho para colocar o serviço em operação, nesta fase o foco é no Gerenciamento de Mudança. Ela se preocupará com todos os detalhes para que o serviço seja colocado em produção com o menor impacto possível para a organização.

A outra fase é a Operação de Serviço: é só manter o serviço, é o dia a dia.

Basicamente os processos de suporte do livro da V2 estão aqui nesta fase. Então aqui vem o gerenciamento de incidentes, problemas e solicitações. Também as funções de TI foram incluídas aqui, como Service Desk (Central de Serviços), manutenção de data centers, instalações técnicas e aplicações.

E envolvendo todas as fases do ciclo de vida vem a Melhoria de Serviço Continuada, que tem um foco na qualidade, avaliando tanto o serviço como os processos de gerenciamento das fases. Outro foco é que um serviço que foi entregue não é estático: ele pode ser bom hoje, mas amanhã não mais, pois a demanda do usuário vai aumentando.

Então esta fase vai procurar avaliar os serviços, vai procurar obter o feedback, e nada impede que este ciclo de vida do serviço gire várias vezes pois pode ser necessário repensar a estratégia do serviço.

Como vocês podem perceber, se a TI executar todas as fases ao criar um novo serviço ou alterar um serviço existente, ela vai errar menos. Se os serviços forem desenhados conforme os requisitos dos clientes e projetados devidamente, o pessoal de produção irá ter menos estresse para manter o serviço. Em resumo, teremos menos retrabalho e maior controle sobre os custos.

O conteúdo que estamos apresentando nesta apostila é baseado na ITIL V2, e este ainda se aplica às organizações. Os processos de suporte e entrega da versão anterior praticamente são os mesmos na nova estrutura de livros. O mercado vai continuar adotando a ITIL V2 por um bom tempo. Muitas organizações estão preferindo iniciar seus projetos de ITIL na versão 2 e depois evoluir para a versão 3, pelo fato de acharem que a versão anterior está mais simples. Por isto, tudo o que você vai aprender aqui nesta apostila será de grande valia. Se você tiver interesse em conhecer mais a ITIL V3, faça o nosso curso elearning de migração. Ao fazer o nosso curso de migração você estará habilitado para prestar o novo exame ITIL V3 Foundation.


3. PORQUE ITIL É IMPORTANTE?

Como visto no capítulo Introdução ao Cenário, a área de TI tem ganhado grande importância dentro do negócio e tem servido como meio para alcançar os objetivos da organização. Em virtude da necessidade de um Gerenciamento de Serviço de TI mais robusto, a biblioteca da ITIL tem ganhado destaque no mercado, servindo como apoio para melhorar os processos de TI.

Entre os principais objetivos da adoção da melhores práticas da ITIL podemos destacar os seguintes:

⇒ Alinhar os serviços de TI com as necessidades atuais e futuras do negócio e seus clientes. Todos os processos da ITIL falam que a TI precisa entender os requisitos de negócio da empresa para poder planejar e prover seus serviços para atender expectativas.

⇒ Melhorar a qualidade dos serviços de TI. Através de um programa de melhoria contínua, deve-se buscar a consistência na entrega dos serviços atendendo às necessidades de negócio.

⇒ Reduzir custos na provisão de serviços. Este é um dos motivos chave que levam os gestores de TI a adotarem as melhores práticas. Já existem vários casos de sucesso onde houve grande redução dos custos operacionais e investimentos em TI.

⇒ Processos mais eficientes e eficazes, buscando rapidez e resultados nos processos.

⇒ Adoção das boas práticas, evitando reinventar a roda.


4. POSSÍVEIS RESULTADOS NA ADOÇÃO DO ITIL

⇒ Falhas: 30% quantidade, 50% tempo de resolução
⇒ Mudanças: 25% tempo de conclusão, 50% mudanças urgentes e caras
⇒ Capacidade: 15% capacidade ociosa
⇒ CTP (TCO): 10%
⇒ Disponibilidade: 10%
⇒ Alta Confiabilidade
⇒ Baixo tempo de lançamento no mercado

Fonte: ITIL Forum 2003


Abaixo estão alguns exemplos de resultados alcançados em algumas empresas e setores de TI que foram pesquisados.

⇒ Redução do custo total até 48% - Gartner
⇒ 68% de redução de custos operacionais, $ 125 milhões de economia (10% do budget) - Procter e Gamble
⇒ Aumento da satisfação do cliente
⇒ Aumento de resolução de incidentes de 5% para 30% com o uso de uma base de conhecimento - IS Organizations
⇒ Redução de 50% no tempo médio de resolução, redução de 30% no tempo para realizar novas mudanças, redução de 50% dos recursos - Utility Provider


5. POSSÍVEIS PROBLEMAS

Um projeto de implementação dos processos da ITIL pode ter vários problemas. É importante que você esteja ciente e busque contornar alguns obstáculos já conhecidos:

⇒ Falta de patrocínio, comprometimento e entendimento. É importante que todas as pessoas relacionadas com o projeto estejam conscientes das melhorias que a mudança poderá trazer. O comprometimento de todos é fundamental para fazer com que os processos sejam implementados. É necessário que este projeto tenha um patrocinador com poder dentro da organização. Mudar a cultura da organização e alterar a forma de trabalho das pessoas exige sempre que alguém com maior influência na organização apóie estas mudanças.

⇒ Cultura da empresa. Se a organização não tiver cultura para a gestão de serviços, torna-se muito complicado a TI obter a colaboração dos demais departamentos.
Foco no cliente e busca por serviços de qualidade é primordial para sustentar um projeto de ITIL.

⇒ Excesso de expectativa. Tenha em mente que a adoção das melhores práticas não se faz em dias. É necessário planejamento, insistência, acompanhamento e adaptações ao longo do projeto.

⇒ Problemas na gestão do projeto. A implementação de um programa de gerenciamentos de TI deve ser encarado como um projeto, com responsáveis por cada etapa, prazos para implementação e recursos necessários. Para que você possa implementar as práticas da ITIL é recomendável passar por um treinamento como ITIL Manager. O treinamento de fundamentos não é o suficiente para conduzir um projeto como este.

⇒ Falhas de comunicação. A estrutura de departamentos dentro da TI pode dificultar o trabalho em equipe e o fluxo de informações.

⇒ Objetivos não alcançados: melhoria de qualidade, redução de custo, satisfação do usuário, alinhamento de TI com a estratégia de negócio. Muitos implementam a ITIL para alcançar estes objetivos, e quando não obtém sucesso em pouco tempo acabam abandonando o uso da ITIL. O não sucesso do projeto pode estar associado à forma como a organização resolveu implementar as práticas da ITIL.

É preciso ter bom senso do que é realmente necessário na organização. É importante saber adaptar as práticas.

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
⇒ http://www.itsmf.com.br/